Il convient de noter que la numérisation des données est un phénomène en vogue à l’heure actuelle. Le terme « data » désigne les données sous tous leurs formats, qu’il s’agisse de documents écrits, d’images, de sons, de vidéos et de graphiques, entre autres. Tout peut être numérisé en vue de faciliter les échanges, y compris l’espace de travail. À quoi ressemble un espace de travail collaboratif ?

Les enjeux du travail en équipe

Le travail en équipe est généralement présenté comme un système. Chaque employé, quel que soit son poste ou sa tâche, contribue au bon fonctionnement du système. Les tâches sont interdépendantes, ce qui peut optimiser les résultats ou les faire régresser. En général, le fait de travailler sur des supports papier ou numériques, mais à des postes de travail différents, retarde le traitement des dossiers. Ce problème se traduit par des contraintes telles que le non-respect d’un deadline ou la répétition de tâches par deux employés différents.

Ce problème de synchronisation est à l’origine de plusieurs autres problèmes. D’où l’importance d’une approche systémique. Pour assurer l’attribution des tâches, le suivi de l’avancement et les modifications en temps réel, l’utilisation d’un logiciel collaboratif est la meilleure solution pour l’entreprise. Cet outil est une sorte de portail collaboratif auquel tous les employés ont accès. Il est possible de définir des niveaux d’accès et des options d’édition, parmi beaucoup d’autres.

Les avantages de l’utilisation de logiciels collaboratifs

Les logiciels collaboratifs offrent un certain nombre d’avantages pour la réussite des activités. D’une part, la continuité du travail. Les utilisateurs ayant accès à un document peuvent y travailler à tout moment et en tout lieu. Il y a également le suivi en temps réel de l’avancement des travaux, et ce, en respectant la sécurité des données avec la fonction « traçabilité ». En activant cette fonction, toutes les actions effectuées sur un document, les utilisateurs ayant effectué des modifications et autres seront enregistrés en temps réel.

D’autre part, l’outil collaboratif permet une meilleure gestion du temps. La numérisation des outils de travail et du travail lui-même optimise le temps de traitement d’un document ou d’un dossier. Elle évite également l’envoi de fichiers. Sans oublier la fluidité des échanges entre utilisateurs.

Les critères pour une meilleure utilisation des logiciels collaboratifs

Jusqu’à présent, l’utilisation des outils collaboratifs est souvent limitée au travail en freelance. Pourtant, la digitalisation est efficace dans tous les domaines et s’adapte à tous les types d’activités. C’est le cas pour les entreprises, qu’il s’agisse de grandes firmes, de PME ou même de TPE. Outre les avantages susmentionnés, la digitalisation de l’outil de travail permet de définir des niveaux d’accès et des options d’édition, parmi beaucoup d’autres.

Il faut savoir que l’utilisation de logiciels collaboratifs nécessite des compétences en matière de technologies numériques, ce qui est valable pour tous les utilisateurs. Une formation de base est nécessaire pour manipuler les interfaces, charger (upload) et télécharger (download) des fichiers, envoyer et recevoir des messages, signer des tâches, entre autres. L’entreprise a notamment le choix de confier cette tâche au service informatique ou de faire appel à des consultants en TIC pour former l’ensemble du personnel. Cependant, un autre critère important pour la digitalisation de l’outil de travail est la performance de la connexion internet. Les données étant stockées dans un système de cloud, il est essentiel que la vitesse de connexion soit meilleure.

Pour aller plus loin…