L’ère des factures papier touche à sa fin et les nouvelles technologies prennent le relais. En d’autres termes, le numérique fait son apparition. Selon une réglementation française spécifique, les factures électroniques seront bientôt imposées à tous les échanges BtoB. Et pour vos activités, vos factures sont-elles encore sous forme papier ou déjà numérisées ?
Focus sur la mise en vigueur de la loi sur l’utilisation des factures électroniques
Le concept de facturation électronique fait référence à l’ère de la numérisation. L’objectif de cette conversion de format est d’accepter la version électronique des factures. L’obligation de facturation électronique entre en vigueur le 1er janvier 2023 pour les grandes entreprises, le 1er janvier 2024 pour les entreprises de taille moyenne ou les ETI, et le 1er janvier 2025 pour toutes les entreprises, notamment les TPE et PME. Ces dernières n’étaient pas concernées jusqu’à présent. En outre, le passage à la facture électronique sera mis en œuvre à partir du 1er janvier 2025. Mais en attendant, l’ensemble du dispositif se met progressivement en place.
Il convient de noter que les factures électroniques n’impliquent plus un simple format PDF. Il est indispensable d’utiliser une plateforme d’échange agréée. Ces plateformes fonctionnent sur le principe du big data. D’une part, elles ont pour but de vérifier la régularité des factures, de récupérer certaines informations fiscales afin de les envoyer directement à la DGFiP ou Direction Générale des Finances Publiques. D’autre part, elles servent à transférer la facture à la plateforme du bénéficiaire, qui se chargera de la réexpédier.
Points clés à connaître sur les factures électroniques
Grâce à un système de traitement automatique, adapté à la structure de l’entreprise, les factures peuvent désormais être traitées dans un délai plus court. Cela concerne principalement les opérations liées au rapprochement des devis, à la saisie des données, à l’approbation ou au stockage, sans nécessiter de ressources supplémentaires.
En général, le temps de traitement classique d’une facture est divisé en 5 étapes. Mais avec l’avènement de la numérisation, le processus est plus fluide, plus rapide et considérablement optimisé. En conséquence, le coût moyen de traitement sera réduit de 60 %. En procédant ainsi, vous assurez automatiquement la satisfaction de vos fournisseurs. Il convient de noter que les escomptes accordés pour les paiements anticipés doivent être multipliés par 3.
Les avantages de la digitalisation des factures papier
La facturation numérique est très favorable aux entreprises. Pour rappel, c’est un processus de création, d’échange et de traitement automatique des facturations entre les fournisseurs et les acheteurs de l’entreprise. En optant pour une facturation numérique, celle-ci s’inscrit dans la révolution des processus commerciaux. Parmi de nombreux avantages, la dématérialisation des factures évite les tâches répétitives et optimise le temps de traitement.
En outre, le système réduit les dépenses telles que les frais d’impression et d’affranchissement. Il accélère également le processus de paiement en standardisant le traitement et en accélérant la validation des factures. Le processus de facturation est ainsi automatisé. En outre, les factures électroniques sont sécurisées et l’accès à la plateforme en ligne est restreint. Seules les personnes autorisées disposent du laissez-passer correspondant au niveau d’accès. En ce qui concerne le stockage des données, le système est également optimal et permet un archivage rapide et sécurisé. Enfin, la version électronique permet aux services de gestion de l’entreprise de suivre les opérations de facturation en temps réel. Cela permet d’éviter les fraudes et les falsifications.