Le concept de digitalisation nous amène toujours à parler de nouvelle stratégie ou de changement d’outils de travail. En règle générale, le terme « transformation » dans la transformation numérique n’implique pas seulement la numérisation des données mais aussi la transformation du système dans son ensemble. Dans quelle mesure le changement de processus est-il essentiel dans la numérisation ?

La digitalisation, une tendance pour les entreprises

Se digitaliser signifie avant tout la dématérialisation du système. En d’autres termes, il s’agit de réduire l’utilisation des supports physiques, voire de les supprimer. Parmi ceux-ci figurent les documents papier tels que les factures, les agendas, les feuilles de présence et bien d’autres encore.

Il faut savoir que la numérisation des données et des outils de travail est devenue un facteur de croissance pour les entreprises, qu’il s’agisse de firmes multinationales, de PME ou de TPE et même d’entrepreneurs indépendants. En parlant de tendances, il ne s’agit pas de numériser pour défier la concurrence, mais plutôt pour centraliser l’information et faciliter son traitement. C’est le processus de l’entreprise en général qui est touché par la digitalisation.

L’organisation, un élément important de la transformation numérique

L’organisation est importante dans une entreprise. Elle relève souvent de la communication et du management. Sur le plan social de l’entreprise, les ressources humaines sont responsables de l’organisation du développement des compétences, des salaires, de l’assiduité et d’autres éléments qui affectent directement les employés. Sur le plan financier, les comptables et les cadres financiers sont responsables de la planification budgétaire, des recettes et des dépenses de l’entreprise.

Il convient de rappeler que l’organisation est le moteur du système. Elle permet de gérer toutes les parties de l’entreprise d’une part et la relation client d’autre part. Comme la transformation numérique facilite les procédures par la centralisation des données, elle est devenue indissociable de la gestion des procédures et de l’organisation elle-même.

Liens étroits entre la numérisation et le changement de processus

Aucune numérisation ne peut avoir lieu si l’entreprise continue à traiter les informations sur des supports physiques. De cette manière, les informations sont dispersées, ce qui rend le suivi des tâches difficile, voire impossible dans certains cas. Afin d’optimiser le temps de traitement des informations et/ou des commandes, pour les sociétés commerciales, la numérisation est le meilleur moyen de gagner du temps et des résultats. Avec ce procédé, les données numérisées sont classées par priorité, par utilité, par service et surtout par niveau d’accès. Rappelons que c’est le principe même de la transformation numérique.

Il est donc impossible pour une entreprise d’effectuer la transition vers la numérisation si le changement de processus n’est pas en vue. Cela concerne aussi bien les outils de travail que les données elles-mêmes. Pour ceux qui pensent que la numérisation peut se faire sans modifier les modalités d’utilisation des données et des supports physiques, cela est impossible. Il est alors obligatoire de changer les processus et de revoir l’organisation en fonction des principes de la numérisation. La jonction entre la transformation numérique et les nouvelles stratégies numériques est donc essentielle.

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