Le partage des informations, la répartition des tâches et les délais de livraison sont des problèmes majeurs dans la gestion des entreprises. Les entreprises utilisent des processus pour assurer le flux d’informations et la répartition des tâches tout en visant le succès. Le flux de travail, en anglais workflow, sont les différentes étapes qui permettent de passer de A à Z et d’atteindre l’objectif souhaité. Quand on digitalise des processus, il faut forcément les définir préalablement, pour pouvoir analyser les possibilités de simplification, rationalisation et d’automatisation.
Zoom sur le workflow
Le terme « workflow » signifie « flux de travail ». Ce processus est utilisé pour automatiser le flux d’informations dans une entreprise. Différents acteurs sont impliqués dans le processus, notamment les employés et les personnes chargées de tâches extérieures à l’entreprise. Dans le cas d’une institution bancaire, elle peut utiliser l’outil de workflow pour traiter les demandes de prêts de ses clients. Pour une compagnie d’assurance, l’outil peut être utilisé pour gérer les documents, traiter les réclamations ou les recouvrements.
Le workflow peut améliorer le circuit de validation. Il partage avec chaque utilisateur les informations essentielles à la réalisation de ses tâches. Il indique les délais de livraison ou de réalisation des tâches avec un rappel de la manière de valider. Ses nombreuses fonctions consistent à organiser les tâches que les employés doivent réaliser et à s’assurer que chaque tâche est correctement exécutée. Le workflow permet au manager de vérifier le bon fonctionnement, la performance et de définir des éléments bloquants.
Comment étudier les workflows ?
On pense souvent, à tort, maîtriser parfaitement les étapes des tâches réalisées en entreprise.
Pour définir les workflows, il faut partir du plus général et détailler progressivement. Il faut éviter de s’attarder sur les exceptions au départ, privilégier le chemin le plus généraliste, mais il ne faut pas non plus négliger les “voies de garage”.
Par ailleurs, il est essentiel de ne pas être dogmatique et de bien identifier l’objectif final. L’objectif est le résultat à atteindre et non pas le chemin à parcourir. De plus, en étudiant les workflows, on pourra d’ores et déjà mettre en avant des opportunités de simplification, rationalisation afin de supprimer les tâches superflues.
Quelles sont les attentes en matière de workflow digital ?
Le workflow et la digitalisation vont de pair. Les flux de travail numériques peuvent augmenter la rentabilité et la productivité de l’entreprise. Cependant, il faut faire attention à la manipulation du workflow numérique pour éviter les erreurs. Il faut savoir que cet outil peut entraîner une perte de données en cas de mauvaise manipulation.
De plus, le workflow assure la fluidité des échanges entre les collaborateurs mais surtout la réalisation d’une tâche dans les plus brefs délais. Cette démarche s’appuie également sur la pertinence des données, contribuant ainsi à la fiabilité des informations relatives à l’entreprise, notamment le chiffre d’affaires, les statistiques et les effectifs du personnel, entre autres.
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