Sans cahier des charges, il est pratiquement difficile de réaliser un projet : transformation digitale, création de sites web, campagne de référencement naturel ou payant… Le cahier des charges est un document important, car il contient des informations importantes. Il trace la route à suivre qui mène vers l’objectif. Quelles sont les informations essentielles que contient un cahier des charges ? Et comment l’établir ?
Cahier des charges : définition
Le cahier des charges ou plus communément CDC est un document dans lequel les spécificités techniques d’un projet sont clairement définies. Actuellement, de nombreuses entreprises sont passées à la transformation digitale pour profiter des opportunités qu’offre ce domaine. Pour réaliser leur projet digital, elles ont recours à des professionnels ou des agences spécialisées. Le cahier des charges est important, car il permet :
- de définir les exigences et les besoins de façon claire et structurée
- de placer tous les acteurs du projet au même niveau d’informations : il s’agit donc d’un document de référence ayant un caractère précis, complet, facile à interpréter, compréhensible.
- À l’agence d’établir une offre pertinente.
Ce que peut contenir un cahier de charges
Le cahier des charges détermine le milieu et le contexte dans lequel l’entreprise intervient ou veut intervenir. À cet effet, un grand nombre d’informations précises et détaillées doivent être réunies dans ce seul document. Voici quelques catégories d’informations clés qui doivent être intégrées dans le cahier :
- les besoins et les exigences du client qui se déclinent en objectif
- la liste exhaustive de tous les acteurs du projet ainsi que la distribution des rôles et responsabilités
- la liste des fonctionnalités nécessaires à la réalisation du projet permettant d’aboutir au résultat attendu
- les informations techniques d’un projet semblable
- le montant du budget alloué à la réalisation
- les contraintes ou les éventuels blocages ou risques
- les délais de réalisation ou de validation
- le circuit de traitement ou le processus
- les clauses particulières : règles de confidentialité, concurrence, propriété intellectuelle… .
Comment formaliser un cahier des charges
Sur le format, il n’existe aucune forme conventionnelle ou prédéfinie. Sur le fond, le contenu doit être intelligent, cohérent et détaillé. Pour une application digitale, voici une structure de CDC qui peut être modélisée au sein d’une entité :
- introduction.
L’introduction expose une présentation de l’entreprise et du projet dans sa globalité. Il est aussi important de parler du contexte dans cette partie.
- Identification et définition des contraintes et des besoins
Pour atteindre l’objectif, il faut proposer dans le cahier des charges les solutions à chaque contrainte ainsi que les besoins pour chaque solution. Les besoins comprennent ceux des utilisateurs, des acteurs du projet et peuvent se traduire par la suite en moyens (matériels, financiers, humains).
- Le calendrier et les délais d’exécution
Quel que soit le type de projet, il y a toujours un début et de la fin. Il faut aussi fixer les deadlines.
Ce n’est pas au nombre de pages ou à la quantité d’informations qui est contenue dans un cahier de charge qui est important. C’est la qualité des informations qui y sont intégrées sur le plan contextuel, administratif, technique et financier.
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