Qu’il s’agisse d’une entreprise ou d’un projet, la charge administrative est un élément indispensable pour le bon fonctionnement des activités. Il est incontestable que c’est une structure non productive, mais plutôt d’un support important. La digitalisation d’un processus, d’une opération ou d’une activité peut contribuer à l’allègement de certaines charges administratives, voire les supprimer.
Quand le digital se met au service des entreprises !
La technologie du numérique inonde le monde professionnel depuis quelques dizaines d’années. Elle s’invite dans tous les domaines : administratifs, techniques, logistiques, opérationnels…
L’usage du numérique a apporté plus d’avantages que d’inconvénients dans le traitement des tâches administratives :
- allègement de certaines opérations
- suppression de certaines tâches
- automatisation de certaines procédures
- instauration d’une nouvelle gestion des ressources humaines
- nouveau traitement des processus métiers
Pour les techniciens et les agents opérationnels, les activités administratives sont considérées comme un mal nécessaire. En effet, ils doivent consacrer près de 50 % de leur temps pour régulariser les aspects administratifs de leurs missions. Dans un projet, les activités administratives constituent un ensemble d’opérations non négligeables. Heureusement, la transformation digitale a son mot à dire. La technologie digitale a apporté des transformations immenses dans la manière dont les entreprises traitent les charges administratives.
Comment le digital peut-il alors en terminer avec la charge administrative ?
Le digital a complètement révolutionné la gestion administrative que ce soit au sein d’une organisation ou que ce soit au sein d’un projet. Il contribue à :
- L’optimisation des activités à faible valeur ajoutée : cette partie consiste à alléger les activités administratives en exploitant à fond l’efficacité des nouvelles technologies. Une activité est considérée comme à faible valeur ajoutée lorsque sa suppression n’est pas possible alors qu’elle n’est ni un secteur productif ni un secteur opérationnel. Elle se définit alors comme une activité de support ou de soutien.
- La dématérialisation des procédures et des pièces administratives : la dématérialisation est une méthode qui consiste à développer en interne un circuit de traitement des opérations sous forme numérique. Les pièces administratives sont numérisées afin de suivre le circuit sans besoin de supports physiques.
- La centralisation des informations et de leurs traitements : l’exploitation des informations ne peut être optimale que si elles sont centralisées. Les outils digitaux contribuent à améliorer les circuits d’informations et les traitements.
Quels sont les impacts que le digital apporte dans la charge administrative ?
Comme il a été clairement relaté dans un paragraphe plus haut, le numérique apporte de nombreux avantages. Au niveau de la charge administrative, les impacts sont :
- l’utilisation optimale des ressources
- la facilité d’accès aux informations grâce à la centralisation
- la réduction des coûts (économie d’argent) et la fluidité des traitements grâce à la dématérialisation
- le gain de temps : dans la gestion de projet, gagner du temps dans chaque processus constitue un point fort pour livrer dans le temps.
- l’optimisation de la productivité : réduire le temps dans la gestion de la partie administrative permet de gagner en productivité et en efficacité.
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