La digitalisation est une nécessité pour toute entreprise ou organisation. Elle est applicable à tous les domaines et permet de gagner du temps et de réaliser des économies. Elle permet également l’automatisation des tâches les plus complexes. En outre, cette technologie offre un avantage concurrentiel dans les secteurs où la transition vers le numérique par les entreprises n’a pas été totalement réalisée.

Numérisation complète de vos processus

Les entreprises disposent d’un certain nombre d’options pour améliorer le fonctionnement de l’ensemble de leurs processus. Par exemple, les clients, fournisseurs et autres destinataires réguliers peuvent recevoir des messages via un portail de documents sécurisé, installé sur le cloud de l’entreprise. Cette solution est très pratique si ces acteurs souhaitent privilégier les échanges électroniques. Cela évite d’envoyer des documents par courrier ou par e-mail. Il suffit de les télécharger sur le portail. Les destinataires seront notifiés simultanément et pourront consulter les messages dans leur espace personnel sécurisé.

La digitalisation présente un double avantage. Elle peut simplifier l’ensemble du processus, de la conception à la livraison et au traitement de l’information. Elle peut également accompagner l’évolution de vos clients dans un environnement numérique en facilitant le stockage, le partage et l’utilisation des documents que vous leur envoyez. Configurable, le portail renforce l’identité graphique de l’entreprise garantit la cohérence et le professionnalisme des échanges.

Système polyvalent

Ce moyen de communication offre également de nombreux avantages en matière de sécurité. Avec une gestion sécurisée, le portail prévient et limite les risques de perte de documents. Sans compter que la transmission des informations sera contrôlée tout au long du processus d’acheminement. De plus, vous recevrez une notification pour chaque action effectuée par un utilisateur, comme la modification d’un document ou l’accusé de réception. Grâce à ces méthodes de suivi et de traçabilité, il est possible de gérer des processus d’affaires entiers avec une solution tout-en-un.

En termes de rentabilité, la numérisation de la distribution des documents peut réduire considérablement les coûts d’impression et d’affranchissement. Elle constitue l’étape finale d’un processus de communication multicanal sécurisé et optimal. D’une part, les clients peuvent choisir de consulter et d’enregistrer les documents et, d’autre part, de les imprimer sur un support physique.

Transformation digitale pour simplifier le processus et le rendre plus efficace

En mettant ensemble les dimensions client et employé, on aboutit à une définition de la digitalisation qui mérite d’être appliquée et opérationnalisée. Opérationnelle, car elle est très utile pour ceux qui cherchent une méthode sans savoir la pratiquer. La digitalisation doit inclure la prise en compte de tous les contacts entre l’entreprise et le client ou le salarié.

La digitalisation simplifie les processus, les rend plus motivants et plus efficients. Concernant le client, on peut également travailler en fonction de l’objectif du point de contact tel que la conquête, la transaction et la fidélité. Il est également possible de définir le business case et le retour sur investissement comme la monétisation, la non-monétisation, le soft/hard ROI pour la visibilité et l’engagement ou les ventes. Il est enfin conseillé d’envisager de nouveaux points de contact qui permettront d’innover en matière de modèle économique et de gestion.

Pour aller plus loin…