La visioconférence est l’une des méthodes de communication les plus utilisées à l’heure actuelle. Les présentations, les réunions et le partage d’informations peuvent se faire en mode vidéo. Il est important de savoir que malgré la simplicité de ce moyen de communication, il existe des techniques qui peuvent rendre le partage vidéo plus agréable. Comment organiser une visioconférence sans faille ?

Opter pour une connexion internet fluide

La connexion internet est le premier point à relayer, puisqu’une visioconférence se déroule exclusivement en ligne. En d’autres termes, sans connexion, vous ne pouvez pas organiser de réunion à distance. Pour rappel, une visioconférence est une réunion, visuelle et sonore, entre deux ou plusieurs personnes. Chaque personne est de son côté mais peut se voir et échanger instantanément des informations via une plateforme virtuelle. Elle peut se faire sur n’importe quel support, que ce soit un ordinateur, une tablette ou même un smartphone. Mais le point commun est la connexion internet, qui est obligatoire pour se connecter à la plateforme.

Bien préparer la réunion

Comme les réunions physiques, une réunion virtuelle doit également être préparée en amont. D’une part, il est essentiel de transmettre la date et l’heure de la réunion plusieurs jours avant le jour J. D’autre part, il est nécessaire de préparer le contenu, notamment pour le partage d’écran, et de communiquer à l’avance le sujet à aborder, surtout dans le cas d’une réunion d’information.

Vérifier le matériel

En plus d’une bonne connexion, un équipement de base est nécessaire pour permettre un contact audio et visuel. Il est recommandé d’utiliser une webcam de qualité si vous vous connectez depuis un ordinateur de bureau. Pour les autres supports, la caméra est déjà intégrée, après quoi il suffit de positionner correctement son smartphone ou sa tablette au moment de la réunion. L’utilisation d’un casque est également indispensable pour réduire au maximum les bruits extérieurs. Cela garantit la qualité du son.

Créer le groupe de réunion à l’avance

Il existe de nombreux outils de visioconférence, dont la plupart sont même gratuits. Les plus courants sont Skype, Zoom, Livestorm, Whereby, U Meeting, Webex, Google Hangouts et Blizz, entre autres. Il est conseillé de créer le groupe au préalable pour Skype et Hangouts par exemple. En revanche, pour les autres outils, il est nécessaire de paramétrer la réunion virtuelle (date et heure), puis de partager le lien de connexion avec les participants et de les inviter à créer un profil sur la plateforme. Cela leur permettra d’y accéder facilement le jour de la réunion.

Soigner votre apparence

L’erreur que font de nombreuses personnes est de prendre la visioconférence à la légère. Dans le cas de ceux qui pratiquent le télétravail, ils négligent la tenue vestimentaire portée lors de la réunion. Or, il est important de rappeler qu’une réunion, qu’elle soit physique ou virtuelle, nécessite une tenue adaptée. Il ne s’agit pas de porter un costume, mais plutôt un haut bien repassé et une coiffure soignée. De cette manière, vous respectez les autres participants et vous-même.

Vérifier l’éclairage de la salle

Enfin, que ce soit dans une salle ou dans un bureau, la visualisation pendant la réunion se fera par vidéo. Il est donc essentiel de soigner l’éclairage afin de permettre aux autres participants de vous voir clairement.

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