Qu’est-ce qu’un office manager ?

L’office manager facilite le quotidien des collaborateurs de votre entreprise en gérant les services généraux, en apportant un support administratif et en relayant en interne les informations relatives à la vie de l’entreprise.

Les TPE et PME font de plus en plus appel à l’aide d’un office manager pour seconder le directeur général. Au-delà de ses responsabilités d’assistant de direction, il gère également une multitude de tâches au quotidien pour assurer le confort des employés. Il est véritablement le lien entre les équipes et les responsables.

Ce dernier s’occupe de façon globale des services généraux d’une société, c’est à dire de toute la partie logistique avec la gestion de vos prestataires (les fournitures, le café…), la sécurité des personnes, des biens mais aussi des données au sein de vos locaux, la communication interne et externe de votre entreprise, la trésorerie, la gestion des risques, la sécurité et la santé au travail, les évènements internes et externes, les réunions, le suivi des budgets, la maintenance et le nettoyage des locaux, le bon entretien du matériel, tout en assurant l’assistance de votre directeur général. Il a également un rôle dans la gestion des ressources humaines.

En résumé, son périmètre d’action est très libre, ses principales missions peuvent être liées à :

  • La gestion des services généraux : la gestion de la logistique (envoi, réception, tri et diffusion des courriers), l’administration des stocks de fournitures administratives, le mobilier et le matériel de bureau.
  • La gestion de projet et la coordination: il s’agit d’assurer l’équilibre, l’unité et l’harmonie des équipes.
  • Le développement d’une politique RSE.
  • La motivation et l’accompagnement de vos collaborateurs : un bon accompagnement et une juste stimulation des équipes les aideront à atteindre leurs objectifs. Il doit savoir créer une bonne atmosphère, maintenir une bonne entente mais également accompagner les collaborateurs dans leurs tâches et dans la prise de leurs responsabilités.
  • La gestion du personnel : la gestion des congés de vos équipes, potentiellement par le biais d’un outil informatique; l’aide au recrutement en lien avec les ressources humaines, mais aussi la formation des nouveaux salariés.

Les avantages à recruter un Office Manager pour son équipe

Il essaie au mieux de créer un cadre de travail agréable, de simplifier le quotidien et de proposer des idées en vue d’améliorer régulièrement le bien-être au travail. Recruter un office manager, c’est aussi aider à replacer l’humain au cœur du travail, à améliorer sans arrêt le confort de vos employés pour permettre ainsi d’augmenter la productivité de votre entreprise. L’Office Manager va mettre en place des actions visant à améliorer la qualité de vie au travail de vos collaborateurs en organisant, par exemple, des événements qui renforcent la cohésion d’équipe : séminaires et conventions, formations professionnelles, journées incentives et teambuilding, weekends ou soirées d’entreprise. Il est aussi chargé d’intégrer efficacement et dans la bonne humeur vos nouveaux collaborateurs lors d’onboarding notamment. L’onboarding signifie littéralement “embarquement”. Il désigne les processus d’accueil qui sont mis en place par les organisations pour s’assurer que leurs nouveaux membres soient bien intégrés, qu’ils “embarquent” correctement dans la structure. Pour l’aider dans cette démarche, il est important de pouvoir lui faire bénéficier d’outils RH adaptés et performants.
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