La méthode de projet SPAR : méthode privilégiée par EtOH

Jan 21, 2022 | Gestion de projet, Méthodologie, Stratégie et Réglementations

visuel article de blog La méthode de projet SPAR : méthode privilégiée par EtOH

Plusieurs méthodologies de gestion de projet ont été développées. Chez EtOH, après avoir étudié et testé différentes méthodes connues et reconnues, nous en avons fait la synthèse et avons développé la méthode SPAR : Stratégie – Planification – Action – Reporting. Pour tout projet mené en interne ou avec nos clients, nous appliquons cette méthode qui s’adapte à tous les sujets que nous traitons. L’objectif est d’être sûrs d’atteindre les objectifs attendus. Peut-être que cette méthode peut aussi vous convenir !

On n’imagine pas un Général des Armées partir dans une bataille et envoyer ses soldats sans avoir une stratégie et un plan de bataille. En effet, c’est la défaite et l’hécatombe garantie ! De même chez EtOH, pour chaque mission entreprise nous nous efforçons de définir une stratégie.
Cela peut sembler être un GROS mot et une tâche fastidieuse. Nous avons rendu la tâche plus simple : il s’agit de remplir une grille qui tient sur une seule page et qui nous permet de bien cerner le projet.
Ce contexte, nous le définissons en 12 questions :

  • Quel est le problème principal qui a généré la mission ?
  • Qui est le bénéficiaire ?
  • Quel est le contexte ?
  • Décrivons le besoin tel que ressenti par le client et le chef de projet (différent du problème)
  • Y a-t-il des contraintes de temps et de délai ?
  • Y a-t-il d’autres contraintes techniques et financières ?
  • Quels sont les critères de succès pour le bénéficiaire ?
  • Quels sont les outils et ressources à disposition pour le projet ?
  • Quels sont les livrables attendus ?
  • Quelles sont les grandes étapes du projet entrevues à ce stade ?

L’objectif est que le Chef de projet puisse obtenir un maximum de réponses à partir des échanges avec le bénéficiaire du projet. Cet entretien est essentiel pour bien comprendre le contexte, les objectifs et contraintes du projet. Même dans un projet simple comme la préparation d’un salon, il existe des contraintes explicites et implicites. Le but est de ne passer à côté d’aucun aspect stratégique.

    Après la stratégie, vient la planification

    La stratégie permet de poser le problème et de pouvoir lancer l’ébauche de la solution qui sera détaillée avec la phase 2 : phase de planification. Avec le Référent Technique, personne qui est chargée de définir les outils et process à utiliser, le Chef de projet doit concevoir la solution fonctionnelle et technique ainsi que les étapes de réalisation. Cette phase donne ainsi naissance à un cahier des charges ou une feuille de route (les deux reviennent au même mais sont plus ou moins détaillés en fonction de l’envergure du projet) ainsi qu’un budget prévisionnel, en fonction des différentes ressources à mobiliser.
    Si le problème est bien exposé, c’est-à-dire les bonnes questions ont été posées, la solution se dessine presque d’elle-même. En effet, avec les bonnes pratiques internes, nos process déjà définis et l’expérience des Chefs de projet, les étapes de dessinent assez facilement.

    A ce moment là, nous pouvons synthétiser la solution dans un second tableau :

    • les pré-requis pour le projet : tous les éléments dont on aura besoin avant de démarrer le projet
    • la méthode de travail : méthode agile, méthode fast, test and learn…
    • les membres de l’équipe qui vont participer au projet
    • les choix techniques et technologiques
    • les jalons et le rétroplanning
    • les indicateurs de qualité à suivre
    • le budget détaillé
    • les risques du projet
    • les livrables documentaires complémentaires à produire
    • les références de projet similaires que ce soit internes ou externes

    Ces éléments serviront de point de repère tout au long du projet ainsi que pour les projets futurs : ils permettent aussi en cas de changement de Chef de projet ou de remplacement ponctuel (en cas de congé notamment) de servir de feuille mémo pour toute personne qui doit reprendre le projet en route. Enfin à chaque validation d’étape, le Chef de projet revient sur ces tableaux pour s’assurer qu’on n’est pas passé à côté d’un critère essentiel.

    Mieux qu’un document de 150 pages, ces mémos sont rapides à relire et permettent de synthétiser toutes les informations cruciales.

      Action et reporting, les dernières phases

      Comme beaucoup, nous nous lancions trop rapidement dans l’action : l’action n’est que la 3e phase et au final qu’un quart de tout projet. Une fois que tout est calé, on est pleinement concentré dans l’action et on est sûrs de ne pas se tromper.
      Et ensuite, on n’oublie pas le reporting : on prend le temps de faire une réunion de clôture et une rétrospective pour voir ce qui a bien fonctionné, ce qui a été compliqué et comment nous améliorer la prochaine fois pour faire mieux, plus vite, plus simplement.
      Des erreurs ou oublis, oui nous continuons d’en commettre mais elles sont moins graves et moins nombreuses. Et surtout, nous avons désormais conscience de nos limites, à savoir des projets que nous ne pouvons pas réaliser ou des clients que nous ne pouvons pas accompagner : si nous n’arrivons pas à remplir les 2 premiers tableaux ou si les réponses semblent incohérentes / incomplètes, nous devons dire non au client. Et cela arrive plus de fois que nous ne l’imaginons ! Mais lancer un projet qui n’est pas ou mal défini, qui n’a pas d’objectif, qui ne résout pas un problème défini, c’est courir droit à la catastrophe et surtout à la l’insatisfaction du client et de toute l’équipe projet.
      En conclusion, tout projet n’est pas réalisable partout, par tout le monde et tout le temps. Pour qu’un projet réussisse et surtout un projet digital, tout est une question de timing : il faut être la bonne équipe, au bon moment, dans un contexte propice au sein de l’entreprise. Et là les choses roulent toutes seules !

      Vous voulez en savoir plus sur cette méthode ? Contactez-nous !

        Pour aller plus loin…