Digitalisez vos tâches administratives !

Lorsqu’il s’agit de gérer des entreprises de vin et de bière, de nombreuses tâches administratives doivent être effectuées au quotidien. Ceux-ci peuvent inclure des éléments tels que des rapports liés aux ventes, des demandes de service client et bien d’autres choses. Cependant, bien que ces tâches doivent être gérées à un moment ou à un autre, elles ne doivent pas nécessairement être gérées manuellement – cela prend beaucoup de temps et d’énergie mentale, qui pourraient plutôt être concentrées sur des tâches plus importantes qui peuvent avoir un réel impact. impact sur le résultat net de l’entreprise.

Pourquoi digitaliser ?

Parce que le papier se perd, n’est jamais là où on le cherche, il est coûteux et prend du temps. Et une fois le papier généré, il faut le stocker et le rendre accessible ce qui est complexe, surtout si l’on considère la quantité de documents d’une entreprise de vin ou de bière liée aux bons de commande, factures, contrats, manifestes d’expédition et autres documents qui doivent être signés par les acheteurs, les vendeurs et les régulateurs de l’industrie. Les documents sont envoyés plusieurs fois entre les bureaux avant d’être classés dans les archives. Aujourd’hui, de nombreuses industries investissent dans des outils numériques (y compris les signatures électroniques) qui leur permettront d’automatiser de nombreuses tâches administratives, et elles obtiennent d’importants retours sur ces investissements.

Soyez plus efficace

Faire les choses efficacement est une stratégie organisationnelle clé. Vous ne devriez jamais perdre de temps à faire quelque chose deux fois, ou si vous pouvez le faire en moins de temps avec plus de facilité, pourquoi pas ? Il en va de même pour vos employés : ils ne devraient pas avoir à passer par plusieurs étapes lorsqu’ils doivent envoyer un rapport.

Maîtrisez vos tâches administratives en les numérisant ; les employés pourront facilement obtenir des rapports, ce qui vous fera gagner du temps et de l’argent dans vos dépenses professionnelles. L’utilisation de la numérisation pour simplifier les tâches administratives facilitera la gestion de tous les aspects de votre entreprise du début à la fin. Soyez prêt pour la croissance, facilitez-vous la vie au travail, rendez vos process simples et efficaces !

Soyez plus agile

Si votre entreprise est en croissance, vous pouvez vous retrouver aux prises avec un problème commun aux startups : le manque de structure interne. Les processus qui fonctionnent pour les grandes entreprises ne fonctionnent probablement pas pour vous, puisque vous ne disposez pas de toutes ces ressources.

Être plus agile signifie être flexible lorsqu’il s’agit d’utiliser la technologie afin de rationaliser votre entreprise.

Vous voulez des employés capables de prendre des décisions rapides sans avoir à franchir deux douzaines d’étapes.

La digitalisation des tâches administratives peut aider à soulager une grande partie de ce fardeau de leurs épaules et à les remettre sur les vôtres, là où elles doivent être. Et digitalisation ne veut pas dire perdre le contrôle : bien au contraire, cela peut vous permettre d’avoir tout en main, sans avoir à recruter des dizaines de managers qui devraient contrôler chaque mission. Le logiciel le fait et permet à la fois de rassurer vos collaborateurs en leur indiquant comment bien faire leur mission et d’alléger votre charge de travail et charge mentale, en ayant des gardes-fous.

Soyez plus proactif

Au-delà de la numérisation, les entreprises de vin et de bière pourraient adopter de nouvelles technologies qui facilitent la conduite des affaires.

Par exemple, de nombreux restaurants utilisent déjà un système de point de vente sur tablette qui non seulement assure le suivi de leur inventaire, mais permet également aux employés de saisir les commandes plus rapidement (ce qui permet de gagner du temps). La gestion de l’inventaire et du stock est toujours très crucial mais complexe. En effet, le nombre de flux est tel qu’avoir un stock à jour sans avoir à gérer de multiples formulaires papier, est souvent très complexe.

Le digital peut vous aider à monter en qualité et sécurité sur toutes les tâches qui sont cruciales à votre activité :

  • gestion des traitements à la vigne
  • pilotage de la logistique
  • génération de vos factures et relances clients
  • suivi de vos analytiques
  • etc

Être moins cher

Si vous maintenez toujours des systèmes de classement papier à l’ancienne, vous payez plus que nécessaire. Non seulement ils ralentissent votre personnel, mais ils coûtent également beaucoup d’argent en temps et en efforts gaspillés qui pourraient être consacrés à la croissance de votre entreprise.

Si les tâches administratives pèsent lourdement sur votre entreprise, essayez de passer au numérique.

Chaque seconde compte lorsqu’il s’agit de gérer une entreprise – et avec tant de programmes formidables qui peuvent aider à automatiser ces tâches, il n’y a aucune excuse pour ne pas se passer du papier. Pourquoi la numérisation est-elle importante ? Le temps est précieux, en particulier pour les petites entreprises qui disposent de ressources limitées et d’un effectif important.

Allégez votre charge mentale

Même si vous aimez garder la main sur vos opérations quotidiennes, la digitalisation de certains éléments de votre entreprise éliminera le travail inutile et réduira votre charge mentale.

Par exemple, en vous assurant que tous vos documents sont basés sur le cloud et, plus important encore, automatisés, vous pouvez vous concentrer plus facilement sur ce qui est le plus important : la croissance de votre entreprise.

En digitalisant ces tâches administratives, comme les bons de commande ou les notes de frais, vous pouvez passer moins de temps à gérer l’administration de votre entreprise et plus de temps à développer sa stratégie.

Pour aller plus loin…