Comment arrêter de trop promettre les délais aux clients ?

Également appelés deadlines, les délais sont indissociables des services et de toutes les activités. Qu’il s’agisse de paiement, de livraison ou autre, le principe reste le même. Plusieurs paramètres doivent être pris en compte avant de transmettre aux clients des informations sur le délai de réalisation d’un travail. Quels sont ces paramètres et quelle est la meilleure stratégie pour faire patienter les clients ?

Communiquer de manière claire et précise avec les clients

La communication est la solution clé dans toutes les situations, notamment dans le secteur des affaires. Lors de la prise en charge de la demande ou de la commande d’un client, il est impératif de lui expliquer toutes les informations utiles à cet effet. Les étapes à suivre, le temps nécessaire pour traiter la commande (s’il s’agit d’une commande) et le délai de livraison prévu. Il est important de faire référence au mode de fonctionnement de votre société en général.  

Le non-respect des délais d’exécution des travaux, convenus initialement, est la forme la plus courante du problème d’incompréhension entre une entreprise et ses clients.  En d’autres termes, le retard de livraison d’une commande. Afin de rassurer le client et d’éviter les contraintes autres que le temps, il est conseillé d’opter pour une communication personnalisée. Il faut ainsi donner au client un aperçu de la façon dont le travail est réalisé. Cela doit se faire en lui expliquant les différents facteurs qui peuvent retarder le traitement de sa commande. De cette manière, le client se sentira en confiance et sera préparé à l’avance aux éventuelles contraintes.

Prévoir un délai raisonnable pour le traitement de la tâche  

« Anticipation » est un mot clé à privilégier dans le domaine du digital. Vous ne pouvez pas anticiper toutes sortes de problèmes tels qu’une panne de courant, une panne de machine, une panne de connexion Internet, entre autres. En revanche, vous pouvez éviter tout retard lié à une commande donnée. La disposition principale à prendre est de prévoir du temps pour l’achèvement du travail et de prévoir un délai supplémentaire pour la livraison auprès des clients.

Avec cette approche, vous préservez votre image et manifestez votre professionnalisme à vos clients. C’est un avantage pour vous si vous maîtrisez bien votre domaine. En effet, si vous faites preuve d’anticipation, vos clients seront compréhensifs voire coopératifs. Et pour les remercier, vous avez le choix de leur offrir un geste commercial ou de leur assurer un traitement de faveur sur leurs prochaines commandes.

Bien gérer vos ressources pour éviter les délais supplémentaires

Les différentes ressources nécessaires à la réalisation de votre travail doivent être disponibles. D’une part, il y a les ressources matérielles et d’autre part, les ressources humaines. Pour les ressources matérielles, il est impératif que tout soit en bon état. La moindre défaillance d’un système numérique ou la panne d’une machine peut affecter toutes les tâches à effectuer. D’où l’importance de l’entretien périodique des équipements.

En ce qui concerne les ressources humaines, il est important de favoriser le travail en équipe. La meilleure stratégie pour éviter les interruptions de tâches est de travailler en binôme. De cette façon, si l’un est absent, l’autre peut prendre le relais et les commandes ne sont donc pas suspendues. En ce sens, une bonne gestion des ressources est une alternative aux retards et vous permet d’éviter que les clients ne soient contraints à des délais supplémentaires.  

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