Pourquoi faut-il changer ses process de travail quand on se digitalise ?

Pourquoi faut-il changer ses process de travail quand on se digitalise ?

La digitalisation est aujourd’hui incontournable. Elle fait partie du quotidien des entreprises et assure la gestion des données relatives à toute activité. Cependant, il est important de savoir que la numérisation des processus de travail implique un changement radical des outils de travail. À partir du moment où une entreprise choisit d’intégrer le numérique dans ses activités, le système en général change.

Vous devez repenser vos processus métier

Bien que la digitalisation soit souvent considérée comme un moyen de rendre les processus existants plus simples et plus efficaces, il est en fait logique de repenser tous vos processus métier avant de vous lancer.

À l’avenir, les faire correctement sera encore plus critique, car l’utilisateur moderne d’aujourd’hui s’attend à ce que les choses se passent rapidement. Le principal avantage de l’automatisation des processus est qu’elle peut faciliter le travail des gens. La digitalisation ouvre des opportunités d’amélioration des processus.

Que signifie digitaliser ses process de travail ?

La digitalisation n’est pas seulement un mot à la mode, cela signifie des changements de flux de travail, car tout devient numérique. Mais qu’est-ce que cela signifie pour mon flux de travail ? Nous allons jeter un coup d’oeil. Au fil du temps, nous en sommes venus à compter sur nos produits et services ; alors que nous passions autrefois des heures à faire avancer les choses, il suffit maintenant de quelques clics et tapotements. Cependant, si votre entreprise n’est pas encore passée au numérique, vous devez être conscient de nombreux problèmes liés à l’assouplissement des processus et à la numérisation. Des problèmes de sécurité des données aux simples taux d’erreur et plus encore (pas vraiment), il existe de multiples raisons pour lesquelles le maintien d’un flux de travail obsolète peut entraîner des conséquences majeures pour toute entreprise – et probablement pas la bonne non plus !

La numérisation en vaut-elle la peine à long terme ?

Il existe de nombreuses raisons pour lesquelles les organisations devraient se numériser. Les clients exigent davantage d’expériences digitalisées. Les employés attendent de plus en plus un accès 24h/24 et 7j/7 à leurs services et données. Ceux qui ne parviennent pas à se digitaliser seront confrontés à une concurrence féroce de la part d’autres qui ont mis en œuvre de nouvelles technologies à temps, ce qui pourrait les amener à perdre des clients, voire des segments de marché entiers.

En plus de suivre les tendances, certaines organisations peuvent économiser de l’argent en réduisant leurs coûts opérationnels jusqu’à 60 % en passant au cloud computing.

Cependant, passer au numérique ne se résume pas à des économies de coûts ; il s’agit de gagner du temps et d’augmenter l’efficacité des collaborateurs au quotidien.

C’est là que l’assouplissement des processus entre en jeu : pour faciliter les processus, les entreprises doivent commencer par déterminer quels sont leurs processus clés, comment ils peuvent être simplifiés, puis fournir des outils faciles à utiliser pour ces processus.

Pour aller plus loin…

Qu’est-ce qu’un workflow et pourquoi l’étudier quand on passe au digital ?

Qu’est-ce qu’un workflow et pourquoi l’étudier quand on passe au digital ?

Le partage des informations, la répartition des tâches et les délais de livraison sont des problèmes majeurs dans la gestion des entreprises. Les entreprises utilisent des processus pour assurer le flux d’informations et la répartition des tâches tout en visant le succès. Le flux de travail, en anglais workflow, sont les différentes étapes qui permettent de passer de A à Z et d’atteindre l’objectif souhaité. Quand on digitalise des processus, il faut forcément les définir préalablement, pour pouvoir analyser les possibilités de simplification, rationalisation et d’automatisation.

Zoom sur le workflow

Le terme « workflow » signifie « flux de travail ». Ce processus est utilisé pour automatiser le flux d’informations dans une entreprise. Différents acteurs sont impliqués dans le processus, notamment les employés et les personnes chargées de tâches extérieures à l’entreprise. Dans le cas d’une institution bancaire, elle peut utiliser l’outil de workflow pour traiter les demandes de prêts de ses clients. Pour une compagnie d’assurance, l’outil peut être utilisé pour gérer les documents, traiter les réclamations ou les recouvrements.

Le workflow peut améliorer le circuit de validation. Il partage avec chaque utilisateur les informations essentielles à la réalisation de ses tâches. Il indique les délais de livraison ou de réalisation des tâches avec un rappel de la manière de valider. Ses nombreuses fonctions consistent à organiser les tâches que les employés doivent réaliser et à s’assurer que chaque tâche est correctement exécutée. Le workflow permet au manager de vérifier le bon fonctionnement, la performance et de définir des éléments bloquants.

Comment étudier les workflows ?

On pense souvent, à tort, maîtriser parfaitement les étapes des tâches réalisées en entreprise.

Pour définir les workflows, il faut partir du plus général et détailler progressivement. Il faut éviter de s’attarder sur les exceptions au départ, privilégier le chemin le plus généraliste, mais il ne faut pas non plus négliger les “voies de garage”.

Par ailleurs, il est essentiel de ne pas être dogmatique et de bien identifier l’objectif final. L’objectif est le résultat à atteindre et non pas le chemin à parcourir. De plus, en étudiant les workflows, on pourra d’ores et déjà mettre en avant des opportunités de simplification, rationalisation afin de supprimer les tâches superflues.

Quelles sont les attentes en matière de workflow digital ?

Le workflow et la digitalisation vont de pair. Les flux de travail numériques peuvent augmenter la rentabilité et la productivité de l’entreprise. Cependant, il faut faire attention à la manipulation du workflow numérique pour éviter les erreurs. Il faut savoir que cet outil peut entraîner une perte de données en cas de mauvaise manipulation.

De plus, le workflow assure la fluidité des échanges entre les collaborateurs mais surtout la réalisation d’une tâche dans les plus brefs délais. Cette démarche s’appuie également sur la pertinence des données, contribuant ainsi à la fiabilité des informations relatives à l’entreprise, notamment le chiffre d’affaires, les statistiques et les effectifs du personnel, entre autres.

Pour aller plus loin…

Pourquoi vous devriez faire appel à un Chef de projet externalisé pour vos projets digitaux

Pourquoi vous devriez faire appel à un Chef de projet externalisé pour vos projets digitaux

Lien Canva du visuel En-tête Blog :

Dans le cadre des entreprises industrielles, le rôle du chef de projet est de s’occuper d’un département ou d’une activité bien définie. Il peut être chef de chantier, chef de projet d’appel d’offres ou chef de projet événementiel. Cependant, lorsqu’il s’agit du projet numérique, la notion de chef de projet est parfois oubliée ainsi que son rôle dans le processus. Comment un chef de projet numérique peut-il assurer la réussite de votre projet digital ?

Chef de projet externalisé : prend en charge la détermination de vos besoins

Une analyse des besoins est nécessaire pour la mise en œuvre d’un projet numérique tel qu’un site web, un e-shop, une application, etc. Il prend en charge certaines tâches comme la définition du cahier des charges et du budget d’une part et la mise en place d’une stratégie digitale d’autre part. En effet, il s’agit des compétences nécessaires pour assurer la faisabilité globale. Doté d’une grande expérience en gestion de projet, le chef de projet digital mène le projet avec vous, en mettant à votre disposition toutes ses compétences techniques et ses méthodologies.

Un chef de projet externalisé s’occupe de la relation client, cadre avec vous le champ de vos projets web et vous aide à vous concentrer sur l’opérationnel et l’essentiel. Il a également une vision globale de la gestion de projets web grâce à son parcours professionnel. Il faut savoir que le marketing digital et les étapes d’un projet lui sont parfaitement familiers. Il peut donc vous aider à avancer dans vos premiers projets numériques. En effet, il coordonne et facilite l’avancement du projet pour en assurer la réussite.

Chef de projet externalisé : assure le lien entre vous et les professionnels

En fonction de vos attentes et de vos projets web, le chef de projet digital est en mesure de vous orienter vers des prestataires et partenaires de qualité. Par ailleurs, il met en place des outils fonctionnels et des méthodes de travail pour le bon déroulement des étapes du projet. Coordonner les échanges internes et externes ainsi que consolider le travail d’équipe font également partie de ses responsabilités.

Au fur et à mesure de l’avancement de votre projet, il assure la liaison entre les différentes équipes techniques et les équipes de terrain. Sans oublier les partenaires et les prestataires. Il assure ainsi l’équilibre entre les attentes et les capacités techniques effectives.

Chef de projet externalisé : veille au respect des calendriers et des budgets

Ce responsable de projet peut superviser et évaluer les étapes nécessaires à la réalisation du projet. Il peut ainsi vous proposer un devis au plus près de votre cahier des charges et vous faire les meilleures propositions pour assurer la réussite de votre expérience. Il se charge de planifier le calendrier et les travaux à réaliser, et assure le suivi tout en gérant les imprévus. En d’autres termes, sa mission est de veiller au bon déroulement de votre projet numérique.

En faisant appel aux services d’un chef de projet externalisé, toutes les étapes de votre projet numérique seront prises en charge, de la planification à la mise en œuvre, sans oublier le suivi et l’évaluation. Il vous offre une solution clé en main pour répondre aux besoins de votre entreprise et de vos clients.

Pour aller plus loin…

Oui, il est possible de faire des visios de qualité : voici son 6 conseils

Oui, il est possible de faire des visios de qualité : voici son 6 conseils

La visioconférence est l’une des méthodes de communication les plus utilisées à l’heure actuelle. Les présentations, les réunions et le partage d’informations peuvent se faire en mode vidéo. Il est important de savoir que malgré la simplicité de ce moyen de communication, il existe des techniques qui peuvent rendre le partage vidéo plus agréable. Comment organiser une visioconférence sans faille ?

Opter pour une connexion internet fluide

La connexion internet est le premier point à relayer, puisqu’une visioconférence se déroule exclusivement en ligne. En d’autres termes, sans connexion, vous ne pouvez pas organiser de réunion à distance. Pour rappel, une visioconférence est une réunion, visuelle et sonore, entre deux ou plusieurs personnes. Chaque personne est de son côté mais peut se voir et échanger instantanément des informations via une plateforme virtuelle. Elle peut se faire sur n’importe quel support, que ce soit un ordinateur, une tablette ou même un smartphone. Mais le point commun est la connexion internet, qui est obligatoire pour se connecter à la plateforme.

Bien préparer la réunion

Comme les réunions physiques, une réunion virtuelle doit également être préparée en amont. D’une part, il est essentiel de transmettre la date et l’heure de la réunion plusieurs jours avant le jour J. D’autre part, il est nécessaire de préparer le contenu, notamment pour le partage d’écran, et de communiquer à l’avance le sujet à aborder, surtout dans le cas d’une réunion d’information.

Vérifier le matériel

En plus d’une bonne connexion, un équipement de base est nécessaire pour permettre un contact audio et visuel. Il est recommandé d’utiliser une webcam de qualité si vous vous connectez depuis un ordinateur de bureau. Pour les autres supports, la caméra est déjà intégrée, après quoi il suffit de positionner correctement son smartphone ou sa tablette au moment de la réunion. L’utilisation d’un casque est également indispensable pour réduire au maximum les bruits extérieurs. Cela garantit la qualité du son.

Créer le groupe de réunion à l’avance

Il existe de nombreux outils de visioconférence, dont la plupart sont même gratuits. Les plus courants sont Skype, Zoom, Livestorm, Whereby, U Meeting, Webex, Google Hangouts et Blizz, entre autres. Il est conseillé de créer le groupe au préalable pour Skype et Hangouts par exemple. En revanche, pour les autres outils, il est nécessaire de paramétrer la réunion virtuelle (date et heure), puis de partager le lien de connexion avec les participants et de les inviter à créer un profil sur la plateforme. Cela leur permettra d’y accéder facilement le jour de la réunion.

Soigner votre apparence

L’erreur que font de nombreuses personnes est de prendre la visioconférence à la légère. Dans le cas de ceux qui pratiquent le télétravail, ils négligent la tenue vestimentaire portée lors de la réunion. Or, il est important de rappeler qu’une réunion, qu’elle soit physique ou virtuelle, nécessite une tenue adaptée. Il ne s’agit pas de porter un costume, mais plutôt un haut bien repassé et une coiffure soignée. De cette manière, vous respectez les autres participants et vous-même.

Vérifier l’éclairage de la salle

Enfin, que ce soit dans une salle ou dans un bureau, la visualisation pendant la réunion se fera par vidéo. Il est donc essentiel de soigner l’éclairage afin de permettre aux autres participants de vous voir clairement.

Pour aller plus loin…

Le digital, pour continuer à collaborer quand les équipes sont dispersées

Le digital, pour continuer à collaborer quand les équipes sont dispersées

Il convient de noter que la numérisation des données est un phénomène en vogue à l’heure actuelle. Le terme « data » désigne les données sous tous leurs formats, qu’il s’agisse de documents écrits, d’images, de sons, de vidéos et de graphiques, entre autres. Tout peut être numérisé en vue de faciliter les échanges, y compris l’espace de travail. À quoi ressemble un espace de travail collaboratif ?

Les enjeux du travail en équipe

Le travail en équipe est généralement présenté comme un système. Chaque employé, quel que soit son poste ou sa tâche, contribue au bon fonctionnement du système. Les tâches sont interdépendantes, ce qui peut optimiser les résultats ou les faire régresser. En général, le fait de travailler sur des supports papier ou numériques, mais à des postes de travail différents, retarde le traitement des dossiers. Ce problème se traduit par des contraintes telles que le non-respect d’un deadline ou la répétition de tâches par deux employés différents.

Ce problème de synchronisation est à l’origine de plusieurs autres problèmes. D’où l’importance d’une approche systémique. Pour assurer l’attribution des tâches, le suivi de l’avancement et les modifications en temps réel, l’utilisation d’un logiciel collaboratif est la meilleure solution pour l’entreprise. Cet outil est une sorte de portail collaboratif auquel tous les employés ont accès. Il est possible de définir des niveaux d’accès et des options d’édition, parmi beaucoup d’autres.

Les avantages de l’utilisation de logiciels collaboratifs

Les logiciels collaboratifs offrent un certain nombre d’avantages pour la réussite des activités. D’une part, la continuité du travail. Les utilisateurs ayant accès à un document peuvent y travailler à tout moment et en tout lieu. Il y a également le suivi en temps réel de l’avancement des travaux, et ce, en respectant la sécurité des données avec la fonction « traçabilité ». En activant cette fonction, toutes les actions effectuées sur un document, les utilisateurs ayant effectué des modifications et autres seront enregistrés en temps réel.

D’autre part, l’outil collaboratif permet une meilleure gestion du temps. La numérisation des outils de travail et du travail lui-même optimise le temps de traitement d’un document ou d’un dossier. Elle évite également l’envoi de fichiers. Sans oublier la fluidité des échanges entre utilisateurs.

Les critères pour une meilleure utilisation des logiciels collaboratifs

Jusqu’à présent, l’utilisation des outils collaboratifs est souvent limitée au travail en freelance. Pourtant, la digitalisation est efficace dans tous les domaines et s’adapte à tous les types d’activités. C’est le cas pour les entreprises, qu’il s’agisse de grandes firmes, de PME ou même de TPE. Outre les avantages susmentionnés, la digitalisation de l’outil de travail permet de définir des niveaux d’accès et des options d’édition, parmi beaucoup d’autres.

Il faut savoir que l’utilisation de logiciels collaboratifs nécessite des compétences en matière de technologies numériques, ce qui est valable pour tous les utilisateurs. Une formation de base est nécessaire pour manipuler les interfaces, charger (upload) et télécharger (download) des fichiers, envoyer et recevoir des messages, signer des tâches, entre autres. L’entreprise a notamment le choix de confier cette tâche au service informatique ou de faire appel à des consultants en TIC pour former l’ensemble du personnel. Cependant, un autre critère important pour la digitalisation de l’outil de travail est la performance de la connexion internet. Les données étant stockées dans un système de cloud, il est essentiel que la vitesse de connexion soit meilleure.

Pour aller plus loin…